Secrétaire, assistante, praticien : qui voit quoi
Chacun voit ce dont son poste a besoin. Dans Kalma, la secrétaire tient l'agenda, les dossiers et les encaissements sans ouvrir les consultations ; le praticien ne voit que ses patients, sauf si un confrère lui ouvre son agenda ; l'assistante travaille pour les praticiens qu'on lui confie. Le gérant voit tout et règle chaque droit.
Mis à jour le 30 octobre 2026 · L'équipe Kalma
Pourquoi la question se pose
Le secret médical couvre ce que le patient confie au praticien. La secrétaire a besoin du nom du patient et de l'heure de son rendez-vous ; elle n'a pas besoin de son diagnostic.
Dans un cabinet de groupe, la question se double. Le patient d'un praticien n'est pas celui de son confrère : il a choisi à qui il se confie. Et un même comptoir encaisse pour tous : il doit savoir ce que doit le patient qui est devant lui, pas ce que chaque associé a encaissé dans le mois.
Un cahier partagé ne trie rien. Un logiciel peut le faire, à deux conditions : que le tri soit réglé poste par poste, et qu'il s'applique partout, pas seulement à l'écran.
Ce que voit chaque poste à l'installation
Kalma connaît quatre postes : Secrétariat, Assistante, Praticien et Administrateur, ce dernier tenu par le gérant. Voici ce que chacun voit le premier jour, avant tout réglage.
| Poste | Voit et fait | Ne voit pas, ne fait pas |
|---|---|---|
| Secrétariat | Les dossiers et l'agenda des praticiens pour qui il travaille, ou de tout le cabinet. Il crée un dossier, prend, modifie et supprime un rendez-vous, facture une consultation et enregistre un versement. | Les consultations, les ordonnances, les certificats, les allergies et antécédents. Les totaux de recettes et le tableau de bord. Il n'annule pas une facture et ne fixe pas les tarifs. |
| Assistante | Elle n'a pas d'agenda à elle. Elle voit l'agenda, les patients et la caisse des praticiens pour qui elle travaille, avec les mêmes droits qu'eux. | Les patients des autres praticiens. Elle n'exporte pas la base et ne gère ni les comptes ni les droits. |
| Praticien | Son agenda, ses patients et tout son travail : consultations, ordonnances, documents, ses propres factures et recettes. Plus l'agenda et le travail des confrères qui lui ouvrent le leur. | Les patients et les comptes rendus des autres confrères, leurs factures, la liste des praticiens qui suivent un patient. Il ne gère ni les comptes ni les droits. |
| Administrateur (le gérant) | Tout le cabinet, contenu médical et caisse compris. Il règle les droits des trois autres postes, les comptes et les modules affichés. | Rien ne lui est fermé. Ses propres droits ne se règlent pas : une case mal décochée ne peut pas lui fermer la porte. |
« Pour qui il travaille » se règle compte par compte : le gérant choisit, pour chaque secrétaire et chaque assistante, « Tout le cabinet » ou « Seulement ces praticiens ». Le parcours suit la journée d'un patient, poste par poste.
Le gérant règle chaque case
Dans Paramètres, l'écran « Droits des rôles » présente les droits du Praticien, de l'Assistante et du Secrétariat module par module : consulter, modifier, supprimer, plus quelques gestes qui ont leur propre case parce qu'ils sont irréversibles ou qu'ils font sortir des données. Quelques exemples :
- « Voir les totaux de recettes (journée, mois, tableau de bord) »Distinct de « Enregistrer un versement ». Le comptoir encaisse sans voir les cumuls, sauf si le gérant coche cette case.
- « Voir les factures de tous les praticiens »Accordé à personne à l'installation, praticien compris. Des associés qui mettent leurs recettes en commun le cochent pour le poste Praticien.
- « Voir chez quels praticiens un patient est suivi »Certains cabinets le veulent, d'autres non : la case est décochée pour tous les postes au départ.
- « Voir et modifier allergies, antécédents, traitement »Séparé de la consultation du dossier : on peut ouvrir l'un sans l'autre.
- « Exporter, vérifier et envoyer les sauvegardes »Le seul geste qui fait sortir la base entière en un fichier. L'assistante ne l'a pas au départ.
Quand une case ne sert à rien sans une autre, l'écran le signale, et le plus souvent coche la seconde : cocher « Facturer une consultation » coche aussi « Consulter les factures ».
Les droits se règlent par poste, pas par personne. Ce qui distingue deux secrétaires, c'est le périmètre : les praticiens pour qui chacune travaille.
Un tri au serveur, des écritures signées
- Le tri se fait au serveur, pas seulement à l'écran.
Un agenda masqué dans une page resterait lisible par ce qui l'alimente. Dans Kalma, le filtrage a lieu avant l'affichage : la consultation d'un confrère, ouverte par son adresse, répond « Cette page n'existe pas ». Sans le droit des totaux, les cumuls de recettes ne sont pas calculés, et rien ne descend au navigateur.
- En cas de doute, rien plutôt que tout.
Une secrétaire réglée sur « Seulement ces praticiens », sans aucune case cochée, se connecte mais ne voit rien. Un compte qui n'a pas de poste reconnu ne voit aucun agenda.
- Chaque écriture du dossier médical porte son auteur et sa date.
À la création comme à la modification. La version précédente est gardée, et un dossier se masque, il ne se détruit pas. Cette trace couvre le dossier médical, pas le paramétrage ni les comptes.
- Un compte par personne.
La signature ne vaut que si personne ne partage son compte. Le gérant crée un compte nominatif pour chaque personne du cabinet, dans « Utilisateurs ». Chacun peut ajouter la double authentification à son compte.
Le détail des sauvegardes et des tiers est sur la page Sécurité. Pour l'organisation d'ensemble d'un cabinet à plusieurs, voir le guide cabinet de groupe ; pour la caisse commune, le partage des honoraires.
Questions fréquentes
La secrétaire peut-elle lire les comptes rendus ?
Pas à l'installation. Le poste Secrétariat n'a ni les consultations, ni les ordonnances, ni les allergies et antécédents. Si le gérant décide de lui ouvrir l'un de ces droits, il coche la case dans « Droits des rôles ».
Un praticien peut-il lire les dossiers de son confrère ?
Non, sauf si ce confrère lui ouvre son agenda, en lecture ou en écriture, dans « Partage de mon agenda ». Il lit alors aussi ce que le confrère a noté. Le partage se retire à tout moment et n'ouvre pas la caisse.
Deux secrétaires peuvent-elles avoir des droits différents ?
Les droits se règlent par poste : deux comptes du Secrétariat ont les mêmes cases. Ce qui change d'une personne à l'autre, c'est le périmètre : les praticiens pour qui chacune travaille, ou tout le cabinet.
Peut-on savoir qui a modifié un dossier ?
Oui, dans le dossier médical : chaque création et chaque modification portent leur auteur et leur date, et la version précédente est gardée. Cela suppose un compte par personne.