Passer du papier au logiciel
On n'informatise pas un cabinet en un week-end, et on ne ressaisit pas les archives. On commence par l'agenda et l'accueil, on crée chaque dossier le jour où le patient revient, on garde la chemise papier tant qu'elle sert, et on fixe une date après laquelle plus rien ne s'écrit au cahier.
Mis à jour le 30 octobre 2026 · L'équipe Kalma
Ne pas tout ressaisir
La tentation est de commencer par les archives : reprendre chaque chemise, tout recopier, puis ouvrir le logiciel le jour où tout est saisi. Ce jour n'arrive pas. La secrétaire tape le soir, les consultations continuent le jour, et le cabinet tient deux systèmes à la fois pendant des semaines.
Les dossiers utiles sont ceux des patients qui reviennent. Le plus simple est de créer chaque dossier le jour où son patient se présente, avec ce qu'il faut pour le recevoir, puis de le compléter au fil des visites. Une chemise qui ne ressort jamais n'a pas besoin d'être saisie.
Le cabinet ne s'arrête donc pas pour s'informatiser. Il change d'outil poste par poste, dans l'ordre de la journée : l'accueil d'abord, la consultation ensuite.
La méthode en cinq étapes
- Commencer par l'agenda et l'accueil
C'est là que le papier coûte le plus : le cahier qu'on cherche pendant que le téléphone sonne, la page raturée, le créneau pris deux fois. Les premiers jours, seuls les rendez-vous et l'accueil passent sur le logiciel ; la consultation suit quand chacun est à l'aise. Dans Kalma, chaque praticien a son agenda, la secrétaire les voit tous, et « Premier créneau libre » trouve la date demandée en sautant les jours de fermeture. Le patient venu sans rendez-vous s'inscrit sur la liste du jour, qui repart à zéro chaque matin.
- Créer les dossiers au fil des visites
Le dossier naît quand le patient appelle ou se présente, pas avant. Dans Kalma, la secrétaire le crée sans quitter le rendez-vous ni la liste du jour : nom, prénom, date de naissance, sexe et téléphone. L'adresse, la profession et les allergies se complètent ensuite depuis la fiche. Un nom proche d'un dossier existant est signalé avant qu'on en crée un second, et un patient se retrouve aussi par son numéro de téléphone.
- Garder le papier au début
La chemise reste dans l'armoire et sort le jour de la consultation. Le praticien recopie dans la fiche ce qui doit suivre le patient : antécédents, allergies, traitement en cours. Les radiographies et les courriers reçus restent dans la chemise : Kalma ne range pas de document scanné dans le dossier.
- Former chaque poste sur son seul écran
La secrétaire n'a pas à apprendre la consultation, ni le praticien les réglages du comptoir. Chacun apprend ce qu'il fera dès le premier jour, sur ses propres écrans. Dans Kalma, le secrétariat garde les patients et les rendez-vous, sans le contenu médical par défaut, et le gérant règle les droits de chaque poste, case par case. Le manuel du cabinet, écrit sans vocabulaire technique, s'ouvre depuis le lien « Aide » de l'application.
- Fixer une date de bascule
Choisissez le jour où le cahier se ferme, et annoncez-le à toute l'équipe. Avant cette date, le gérant règle les paramètres : horaires, durée de consultation, jours de fermeture, mode d'agenda (grille de créneaux ou durée saisie à chaque rendez-vous), comptes, droits et modèles de certificats. La secrétaire reporte dans Kalma les rendez-vous déjà pris au cahier pour les semaines suivantes. À partir de cette date, plus rien ne s'écrit au cahier : on ne le rouvre que pour lire.
Ce que chaque poste voit, du comptoir à la consultation : le parcours d'un patient dans Kalma.
Les erreurs courantes
- Tout ressaisir avant de commencer
Le logiciel attend des semaines une saisie qui ne finit pas, et l'équipe s'en lasse avant de s'en servir. Commencez par la journée, pas par les archives.
- Tenir deux agendas
Un rendez-vous au cahier, le suivant dans le logiciel : le même créneau finit pris deux fois. Jusqu'à la date de bascule, un seul agenda fait foi, et c'est le même pour tout le monde.
- Partager un compte
Un seul compte pour tout le comptoir, c'est un auteur inconnu pour chaque écriture. Dans Kalma, chaque écriture porte son auteur et sa date, et un compte n'ouvre qu'une session à la fois : la connexion la plus récente l'emporte. Une personne, un compte.
- Tout ouvrir pour aller plus vite
Ce qu'on ouvre le premier jour reste souvent ouvert. Partez des droits par défaut de chaque poste et ouvrez ensuite ce qui manque. Le détail est dans qui voit quoi au cabinet.
- Créer des doublons dans la précipitation
Au comptoir, on crée un second dossier au même nom plutôt que de chercher le premier. Kalma signale un nom proche avant la création, et deux dossiers du même patient peuvent être réunis.
- Attendre la première panne pour penser aux sauvegardes
Dès la bascule, les rendez-vous et les nouveaux dossiers ne sont plus que dans le logiciel. Dans Kalma, l'export de la base se fait à la demande depuis les paramètres ; l'envoi quotidien vers le Google Drive du cabinet est un module vendu séparément. Voir sauvegarder les dossiers patients.
Vos questions sur la bascule
Faut-il ressaisir les anciens dossiers ?
Non. Créez chaque dossier le jour où le patient revient, et recopiez alors ce qui doit le suivre : antécédents, allergies, traitement en cours. La chemise papier reste rangée pour le reste.
Kalma importe-t-il un fichier Excel ?
Il n'y a pas d'import de fichier à l'écran. Si vos patients sont déjà dans un tableur ou un autre logiciel, la reprise s'étudie au cas par cas, sur vos données : venez avec un exemple en démonstration.
Peut-on joindre des documents scannés au dossier ?
Non. Kalma ne range pas de document scanné : les radiographies et les courriers reçus restent dans la chemise papier. Les antécédents, les allergies et le traitement en cours ont, eux, leur place dans la fiche du patient.
Qui forme le cabinet ?
Nous. Nous nous déplaçons au cabinet, formons la secrétaire sur son propre agenda et chaque poste sur ses propres écrans. Ensuite, le manuel du cabinet s'ouvre depuis le lien « Aide » de l'application.