Réduire les rendez-vous manqués au cabinet
Un rendez-vous se perd surtout par oubli, quand il a été pris des semaines plus tôt, ou parce que le patient ne sait pas comment prévenir. Trois gestes en rattrapent une part : confirmer la veille, noter un numéro joignable, garder sous la main des patients prêts à venir plus tôt. Un rappel par WhatsApp peut s'y ajouter.
Mis à jour le 30 octobre 2026 · L'équipe Kalma
Pourquoi les rendez-vous se perdent
L'oubli, d'abord. Le patient a pris rendez-vous au téléphone, entre deux choses. Rien ne le lui rappelle ensuite : ni carton, ni message. Le jour venu, il est au travail ou chez lui, et la place reste vide.
Le rendez-vous pris loin à l'avance. Un contrôle dans trois mois, la séance suivante d'un soin en plusieurs fois : plus la date est lointaine, plus elle s'efface. Les projets du patient changent entre-temps, et personne ne le sait au cabinet.
Pas de moyen simple d'annuler. Le patient qui ne peut pas venir doit appeler, tomber sur une ligne occupée, rappeler. Beaucoup y renoncent. Le cabinet l'apprend à l'heure du rendez-vous, trop tard pour donner la place à quelqu'un d'autre.
Le numéro qui ne répond plus. Un chiffre mal recopié, une puce changée : le jour où la secrétaire veut confirmer, elle ne joint personne.
Dans un cabinet de groupe, ces trous se répètent sur chaque agenda. Un fauteuil vide une heure, c'est une heure de praticien et d'assistante sans patient.
Ce qui marche sans logiciel
- Confirmer la veille.
En fin de journée, la secrétaire appelle ou écrit aux patients du lendemain. Celui qui ne viendra pas le dit plus facilement quand on le contacte que lorsqu'il doit prendre l'initiative d'appeler.
- Noter un numéro joignable.
À la prise du rendez-vous, relire le numéro à voix haute, et en demander un second : celui d'un proche, ou un fixe. Un rappel vers un numéro faux ne sert à rien.
- Dire comment annuler.
« Si vous ne pouvez pas venir, envoyez simplement un message à ce numéro. » Une phrase, au comptoir ou au téléphone, et le patient sait quoi faire le jour où ses projets changent.
- Tenir une liste de patients prêts à venir plus tôt.
Le patient qui attend une date lointaine et accepterait d'avancer : son nom et son numéro sur une liste. Une annulation la veille devient alors une place redonnée, pas une place perdue.
- Marquer les absences.
Noter, pour chaque rendez-vous, si le patient est venu ou non. Sans cela, on ne sait pas si le problème touche un praticien, un jour de la semaine, ou quelques patients, toujours les mêmes.
Ces gestes demandent du temps à l'accueil, chaque jour. Un logiciel peut en rendre certains plus rapides ; il ne remplace pas la secrétaire qui décroche.
Ce que Kalma montre à l'accueil
Le patient qui n'est pas venu a son statut. Un rendez-vous peut passer « Non présenté », distinct de « Annulé ». L'accueil compte les non présentés du jour, et l'agenda se filtre sur ce statut, rendez-vous passés compris. Si le cabinet l'active, un rendez-vous que personne n'a clos passe tout seul « Non présenté » après le délai choisi ; un patient marqué arrivé ne l'est jamais.
Une annulation rend la place. Un rendez-vous passé « Annulé » libère son horaire, et « Premier créneau libre » le propose au patient suivant qui appelle.
Les créneaux libres de la semaine. L'écran « Créneaux libres » montre les sept jours d'un agenda. Chaque créneau dit combien de temps il reste avant le rendez-vous suivant, et le filtre « Durée du soin » atténue ceux où un soin long ne tient pas. « Prendre un rendez-vous » ouvre le formulaire déjà rempli : la secrétaire appelle un patient de sa liste et place le rendez-vous dans la foulée.
Le patient sans rendez-vous. Il s'inscrit sur la liste « Sans rendez-vous » et passe dans l'ordre d'arrivée. La liste repart à zéro chaque matin.
Deux numéros sur le dossier. « Numéro de téléphone » et « Mobile », côte à côte, dans la partie « Contact ».
Le détail de l'agenda, praticien par praticien, est sur la page gestion des rendez-vous.
Le rappel par WhatsApp, vendu séparément
- Une confirmation, puis un rappel.
Le module Rappels de rendez-vous envoie une confirmation à la prise du rendez-vous, puis un rappel avant, au délai que le cabinet choisit : d'une heure à sept jours. Il passe par WhatsApp, pas par SMS.
- Au seul patient qui l'a accepté.
La case « Accepte les rappels de rendez-vous » est décochée à la création du dossier ; on la coche quand le patient donne son accord. Sans elle, il ne reçoit rien. Le message part vers son mobile, ou à défaut vers son numéro de téléphone.
- Le jour, l'heure, le cabinet.
Le message porte le patient, le cabinet, le jour et l'heure, jamais le motif ni un diagnostic. Rien ne part hors de la plage horaire que le cabinet a fixée : un message prêt en dehors attend son ouverture.
- Meta, un tiers nommé.
Le module demande un compte WhatsApp du cabinet chez Meta, et des messages modèles approuvés par Meta. Les messages passent par Meta ; le détail est sur la page Sécurité.
- À essayer avant d'envoyer.
Le mode « Journal seulement » n'envoie rien : Kalma écrit ce qui serait parti. Le module se vend par packs de messages.
Nous ne donnons aucun chiffre de baisse des absences : nous n'en avons mesuré aucun. Ce que nous pouvons montrer, c'est le réglage et le message. Voir la page du module Rappels WhatsApp.
Questions fréquentes
À lire aussi : le cabinet de groupe, passer du papier au logiciel.
Le rappel WhatsApp est-il compris dans Kalma ?
Non. C'est le module Rappels de rendez-vous, vendu séparément, par packs de messages. Sans lui, Kalma ne prépare ni n'envoie aucun message au patient.
De combien les rappels réduisent-ils les absences ?
Nous ne le savons pas : nous n'avons rien mesuré dans un cabinet équipé de Kalma, et nous ne publions donc aucun chiffre. Le statut « Non présenté » vous permet de compter vos propres absences, avant et après.
Kalma calcule-t-il un taux d'absence ?
Pas à ce jour : les statistiques n'affichent pas de taux d'absence. L'accueil compte les non présentés du jour, et l'agenda se filtre sur le statut « Non présenté ».
Un patient qui n'a rien accepté reçoit-il un message ?
Non. La case « Accepte les rappels de rendez-vous » est décochée à la création du dossier. Seul le patient pour qui elle a été cochée reçoit la confirmation et le rappel.