Sauvegarder les dossiers patients : ce qu'il faut exiger

Une sauvegarde ne protège le cabinet que si elle a déjà été restaurée. Exigez au moins trois copies des dossiers, sur deux supports, dont une hors du cabinet, et demandez à l'éditeur la date de la dernière restauration réussie, à l'écran. La suite de ce guide détaille le pourquoi et les questions à poser.

Mis à jour le 30 octobre 2026 · L'équipe Kalma

Ce qui fait perdre des dossiers

Le disque qui lâche.Un disque dur s'arrête un jour, souvent sans prévenir. Si la seule copie des dossiers est dessus, elle part avec lui.
Le vol, l'incendie, le dégât des eaux.Un cambriolage emporte l'ordinateur du comptoir ; une fuite noie l'unité centrale posée au sol. La clé de sauvegarde rangée dans le tiroir voisin part avec.
Le rançongiciel.Un programme malveillant, ouvert depuis une pièce jointe ou une clé prêtée, chiffre les fichiers du poste et ceux des disques qui y sont branchés, puis réclame une rançon. Une sauvegarde restée branchée est chiffrée avec le reste.
L'erreur de manipulation.Un dossier supprimé à la place d'un autre, une fiche écrasée par une saisie. L'erreur passe inaperçue, et les sauvegardes suivantes la recopient fidèlement.
La sauvegarde jamais testée.Le fichier existe, mais personne ne l'a jamais restauré. Le jour de la panne, on découvre qu'il est incomplet, illisible, ou que personne ne sait plus comment s'en servir.

La règle 3-2-1, en clair

Les informaticiens résument la méthode en trois chiffres. Elle ne dépend d'aucun logiciel : c'est une règle de bon sens, qui vaut pour le papier comme pour l'écran.

3 copiesLes données en service, plus deux sauvegardes.
2 supportsPar exemple le serveur et un disque externe : la panne de l'un n'emporte pas l'autre.
1 copie ailleursHors du cabinet. Ce qui brûle, se vole ou se fait chiffrer au cabinet ne la touche pas.

Deux précisions comptent autant que les chiffres. Gardez plusieurs sauvegardes successives, pas seulement la dernière : une base abîmée se sauvegarde aussi bien qu'une base saine, et l'on ne s'en aperçoit pas le jour même. Sans copie antérieure, il n'y a rien vers quoi revenir.

Et protégez chaque copie comme le dossier papier : elle contient tous les patients du cabinet, et relève du secret médical au même titre. Support verrouillé ou chiffré, jamais une pièce jointe de courriel, jamais une clé prêtée. Le mot de passe qui la protège se note ailleurs que sur le poste.

La seule preuve : une restauration réussie

Un fichier de sauvegarde lisible ne prouve pas qu'une base en sort. Entre les deux, il y a la place disque, la version du serveur, un fichier tronqué : tout ce qui ne se découvre qu'à la restauration, c'est-à-dire le jour où l'on n'a plus rien d'autre. D'où les questions à poser à tout éditeur, avant de signer.

Quand une sauvegarde a-t-elle été restaurée pour la dernière fois ?
Exigez une date et un résultat, affichés dans le logiciel, plutôt qu'une assurance orale. Demandez à voir une restauration lancée devant vous.
Qu'est-ce qui se fait sans personne ?
Une sauvegarde qui dépend d'un clic quotidien finit par être oubliée. Demandez ce qui est automatique, ce qui ne l'est pas, et où l'échec se lit.
Où part la copie, et qui peut la relire ?
Demandez où la copie hors du cabinet est déposée, si elle part chiffrée, et qui détient la clé qui la déchiffre.
Qui peut exporter toute la base ?
Le fichier contient tous les dossiers du cabinet. Demandez quels postes ont ce droit par défaut, et si le gérant peut le retirer.
Un dossier supprimé est-il perdu ?
Demandez si la suppression détruit ou masque, et si l'on retrouve qui a écrit quoi, et quand.

Ce que fait Kalma

Une restauration chaque semaine, la nuit.Une nuit par semaine, entre 1 h et 5 h, Kalma prend une sauvegarde, la restaure dans une base d'essai portant un autre nom, y compte les dossiers, puis supprime cette base. La base du cabinet n'est pas touchée.
Un résultat daté, à l'écran.Réussie ou échouée, la dernière vérification s'affiche dans les paramètres avec sa date, qui l'a déclenchée et sa durée ; le journal des sauvegardes en garde la trace. Le bouton « Vérifier une restauration maintenant » refait l'épreuve à la demande.
L'export à la demande.Dans toutes les installations, un bouton des paramètres télécharge la base du cabinet en un fichier. Par défaut, seuls le praticien et le gérant en ont le droit ; ni la secrétaire ni l'assistante.
Un dossier se masque, il ne se détruit pas.Il reste dans « Dossiers masqués », d'où il peut être rétabli. Dans le dossier médical, chaque écriture porte son auteur et sa date, et la version précédente est gardée.

Ce que Kalma ne fait pas seul, nous le disons aussi. L'export ne part que quand quelqu'un clique, et rien ne rappelle de le faire. Le fichier téléchargé contient tous les dossiers en clair : c'est au cabinet de le ranger ailleurs que sur le poste, sous clé.

L'envoi automatique et chiffré de la sauvegarde vers le Google Drive du cabinet, chaque jour, est un module vendu séparément. Ses sauvegardes ne se relisent qu'avec une phrase que le cabinet note hors de l'application. Le détail est sur la page Sécurité et sur l'offre.

Pour la question voisine, savoir où tourne le logiciel, lisez En ligne ou installé au cabinet ; pour l'ensemble des critères, Choisir un logiciel de cabinet médical.

Questions fréquentes

À quelle fréquence faut-il sauvegarder ?

Au moins à chaque fin de journée travaillée. Une sauvegarde ne protège que jusqu'à la dernière : une panne le mercredi, après une sauvegarde du lundi, fait perdre le mardi et le mercredi.

Une clé USB suffit-elle ?

Pas seule. Laissée branchée, elle est chiffrée avec le poste par un rançongiciel ; rangée à côté du poste, elle part avec lui en cas de vol ou d'incendie. Elle peut être l'une des copies, verrouillée et rangée ailleurs.

Kalma vérifie-t-il ses sauvegardes ?

Oui. Une nuit par semaine, Kalma restaure une sauvegarde dans une base d'essai, y compte les dossiers, puis l'efface. Le résultat s'affiche dans les paramètres avec sa date.

Peut-on effacer un dossier par erreur dans Kalma ?

Un dossier se masque, il ne se détruit pas : il reste dans « Dossiers masqués », d'où il peut être rétabli.